بازدید خبر: 3
چکامه جواهری آریا_ پایگاه خبری «معدن نامه»: در بسیاری از شرکت‌ها، همکاری با رسانه‌های تخصصی نه در قالب یک برنامه سالانه روشن تعریف می‌شود، نه سرفصل دقیق دارد، نه خروجی آن به‌درستی گزارش می‌شود و نه شاخص ارزیابی مشخصی برای آن وجود دارد. نتیجه این می‌شود که هزینه‌ای که می‌توانست بخشی از نظام ارتباطات حرفه‌ای شرکت باشد، به چند فاکتور پراکنده، چند خبر مناسبتی یا چند همکاری موردی تقلیل پیدا می‌کند.
در چنین وضعی، طبیعی است که مدیر مالی، حسابرس، بازرس قانونی، عضو هیئت‌مدیره یا سهامدار درباره آن سؤال کند. وقتی همه هزینه‌ها زیر عنوان کلی «تبلیغات» ثبت می‌شود، تفکیکی میان آگهی مناسبتی، بنر نمایشگاهی، تولید گزارش تخصصی، تبیین پروژه توسعه‌ای، گزارش مسئولیت اجتماعی و مدیریت ارتباط در بحران باقی نمی‌ماند. در نتیجه، همه این هزینه‌ها در یک سبد قرار می‌گیرند و با یک داوری کلی زیر سؤال می‌روند.
بنابراین بخشی از مشکل، فقط نگاه سنتی مدیران نیست؛ ضعف ساختار داخلی شرکت‌ها نیز هست. اگر روابط عمومی نتواند هزینه رسانه تخصصی را به زبان مدیریتی، مالی و حسابرسی ترجمه کند، نباید انتظار داشته باشد این هزینه در سطح هیئت‌مدیره یا مجمع به‌درستی فهمیده شود.
بودجه رسانه‌ای باید از حالت موردی خارج شود
یکی از ضعف‌های رایج در همکاری شرکت‌ها با رسانه‌ها، موردی و مناسبتی بودن هزینه‌هاست. یک خبر، یک بنر، یک ویژه‌نامه، یک مناسبت، یک فاکتور. این شکل همکاری برای شرکت قابل دفاع نیست و برای رسانه هم پایدار نیست. شرکت نمی‌داند در طول سال چه هدف ارتباطی را دنبال کرده و رسانه نیز نمی‌داند چه نقشی در نظام اطلاع‌رسانی شرکت دارد.
راه درست، تعریف برنامه سالانه ارتباطات تخصصی است. شرکت باید بداند در طول سال چه پیام‌هایی دارد، چه مخاطبانی باید هدف قرار گیرند، چه پروژه‌هایی نیازمند تبیین‌اند، چه بحران‌های احتمالی باید پیش‌بینی شوند، چه مسئولیت‌های اجتماعی باید گزارش شوند و چه خروجی‌هایی باید تولید شود.
در این مدل، بودجه رسانه تخصصی بخشی از برنامه ارتباطات راهبردی شرکت می‌شود، نه مجموعه‌ای از پرداخت‌های پراکنده. چنین بودجه‌ای می‌تواند در ابتدای سال تصویب شود، در طول سال اجرا شود و در پایان دوره ارزیابی گردد. این همان نقطه‌ای است که رسانه تخصصی از وضعیت هزینه مبهم خارج و به ابزار مدیریت اعتبار تبدیل می‌شود.
چه چیزی هزینه رسانه را قابل دفاع می‌کند؟
هزینه رسانه تخصصی زمانی قابل دفاع است که چند شرط روشن داشته باشد. نخست، موضوع خدمات باید دقیق باشد. شرکت باید بداند برای چه چیزی هزینه می‌کند: تولید گزارش تخصصی، انتشار گفت‌وگو، تبیین پروژه، گزارش مسئولیت اجتماعی، پوشش رویداد، تولید محتوای چندرسانه‌ای، تحلیل صنعت یا مدیریت اطلاع‌رسانی در بحران.
دوم، قرارداد رسمی باید وجود داشته باشد. قرارداد باید موضوع، زمان‌بندی، تعداد خروجی‌ها، بسترهای انتشار، تعهدات طرفین، مبلغ و شیوه گزارش‌دهی را مشخص کند. قرارداد مبهم، هم برای شرکت خطرساز است و هم برای رسانه.
سوم، فاکتور باید عنوان دقیق داشته باشد. عنوان کلی «تبلیغات» برای همه خدمات رسانه‌ای مناسب نیست. اگر خدمت، تولید و انتشار محتوای تخصصی یا گزارش‌دهی مسئولیت اجتماعی است، باید همین عنوان دقیق در اسناد مالی بیاید.
چهارم، خروجی باید قابل مشاهده و قابل بایگانی باشد. لینک، نسخه منتشرشده، فایل، تصویر، گزارش، تاریخ انتشار و نوع محتوا باید ثبت شود. پنجم، گزارش عملکرد باید تهیه شود. این گزارش باید نشان دهد هزینه انجام‌شده چه نسبتی با اهداف شرکت، مخاطبان هدف و نیازهای ارتباطی داشته است.
انتخاب رسانه نیز باید معیار داشته باشد
بودجه شفاف فقط به معنای داشتن قرارداد نیست. شرکت باید بداند چرا با یک رسانه همکاری می‌کند. رسانه تخصصی باید دارای هویت حرفه‌ای، شناسنامه رسانه‌ای، حوزه فعالیت روشن، مخاطب مرتبط، کیفیت محتوایی، سابقه کاری و توان تولید محتوای تخصصی باشد. صرف داشتن نام رسانه یا رابطه شخصی نباید معیار انتخاب باشد.
از سوی دیگر، رسانه نیز مسئول است. رسانه تخصصی نمی‌تواند فقط فاکتور ارائه دهد و انتظار داشته باشد شرکت از آن دفاع کند. باید پروپوزال، برنامه محتوا، خروجی قابل تحویل، گزارش عملکرد و مرز روشن میان خبر مستقل و محتوای حمایتی داشته باشد. رسانه‌ای که خود شفاف عمل نمی‌کند، نمی‌تواند از صنعت مطالبه شفافیت داشته باشد.
پیشنهاد سرفصل جدید
یکی از راهکارهای کلیدی برای حل این مشکل، تعریف سرفصل مشخص در بودجه شرکت‌هاست. به‌جای اینکه همه هزینه‌های رسانه‌ای زیر عنوان کلی تبلیغات جمع شود، می‌توان سرفصل‌هایی مانند «اطلاع‌رسانی تخصصی»، «تولید و انتشار محتوای تخصصی»، «گزارش‌دهی رسانه‌ای مسئولیت اجتماعی»، «ارتباطات بحران»، «ارتباط با ذی‌نفعان» یا «مسئولیت اجتماعی رسانه‌ای» تعریف کرد.
این تفکیک فقط بازی با کلمات نیست. عنوان بودجه، مسیر فهم مدیران، حسابرسان و سهامداران را تعیین می‌کند. وقتی هزینه‌ای با عنوان دقیق و متناسب ثبت شود، امکان ارزیابی آن نیز بیشتر می‌شود. اما وقتی همه چیز تبلیغات نامیده شود، طبیعی است که در دوران فشار مالی، حذف آن ساده‌تر به نظر برسد.
در اصول حکمرانی شرکتی، شفافیت، افشا، پاسخگویی و نظارت بر ریسک از عناصر مهم مدیریت شرکت شناخته می‌شوند. بودجه رسانه تخصصی نیز اگر در خدمت اطلاع‌رسانی، مدیریت ریسک اعتباری و ارتباط با ذی‌نفعان باشد، باید در همین چارچوب فهمیده شود؛ نه صرفاً به‌عنوان هزینه‌ای تزئینی.
شفافیت، هم از شرکت دفاع می‌کند هم از رسانه
بودجه مصوب و شفاف به نفع همه طرف‌هاست. مدیرعامل می‌داند این بودجه برای چه هدفی هزینه می‌شود. هیئت‌مدیره می‌تواند بر آن نظارت کند. مدیر مالی اسناد دقیق‌تری در اختیار دارد. حسابرس راحت‌تر می‌تواند ارتباط هزینه با فعالیت شرکت را بررسی کند. سهامدار نیز پاسخ روشن‌تری دریافت می‌کند. رسانه تخصصی هم از حالت رابطه مبهم خارج می‌شود و خدمات خود را حرفه‌ای‌تر عرضه می‌کند.
شفافیت همچنین از سوءبرداشت‌های اخلاقی جلوگیری می‌کند. وقتی همکاری مالی روشن، قراردادی و گزارش‌پذیر باشد، احتمال اینکه به عنوان خرید سکوت یا پرداخت غیرشفاف فهمیده شود، کاهش می‌یابد. البته شرط آن است که رسانه استقلال حرفه‌ای خود را حفظ کند و شرکت نیز مرز میان همکاری رسانه‌ای و کنترل تحریریه را رعایت کند.
جمع‌بندی
بودجه رسانه تخصصی اگر شفاف، مصوب و قابل ارزیابی نباشد، همیشه در اولین بحران قربانی نگاه تبلیغاتی خواهد شد. راه دفاع از رسانه تخصصی، پنهان کردن هزینه یا تغییر صوری عنوان‌ها نیست؛ راه درست، تعریف سرفصل دقیق، قرارداد حرفه‌ای، خروجی مشخص، گزارش عملکرد و ارزیابی مستمر است. بودجه رسانه تخصصی زمانی از حاشیه به متن مدیریت شرکت می‌آید که به زبان شفافیت، مسئولیت اجتماعی، مدیریت اعتبار و ارتباط با ذی‌نفعان ترجمه شود.